Zeiterfassung in Telegram: Billable Hours ohne Zeiterfassungs-App
Freelancer und kleine Teams verlieren Rechnungsvolumen, weil Zeiterfassung umständlich ist: extra App öffnen, Projekt wählen, Timer starten. Ein Zeiterfassungs-Bot im Chat reduziert das auf zwei Wörter.
TimeTrackProBot startet mit /in die Arbeitszeit, /out beendet sie. Mit Projektkennungen (/in kundeA) lassen sich Zeiten pro Kunde oder Projekt trennen. /summary zeigt Tages-, Wochen- und Monatssummen – die Basis für die nächste Rechnung.
Der Bot ist für die Einzelerfassung in der DM mit dem Bot ausgelegt, nicht für Gruppen-Zeitsynchronisation. Gerade Freelancer profitieren doppelt: Die Erfassung kostet keine Willenskraft mehr, weil sie dort passiert, wo ohnehin die Kundenkommunikation liegt.
Praxis-Tipp aus der Nutzerschaft: /in direkt nach der Begrüßungsnachricht an den Kunden tippen – die Kopplung an ein bestehendes Ritual verhindert vergessene Sessions besser als jede Erinnerung.
Schritte
- Bot starten. Öffne @TimeTrackProBot in der DM und starte /start. Keine Registrierung nötig.
- Zeit starten und stoppen. /in kundeA startet die Erfassung für Projekt 'kundeA', /out beendet sie. Läuft bereits eine Session, beendet /in sie automatisch und startet die neue – Projektwechsel kosten keinen Extra-Befehl.
- Nachträglich buchen. /log 09:00 12:30 kundeA bucht einen Zeitraum nachträglich – für den Morgen, an dem du den Bot vergessen hast. Genau diese Nachbuchbarkeit macht den Unterschied zwischen einem System, das man dauerhaft durchhält, und einem, das nach der ersten Lücke im Papierkorb landet.
- Summen ansehen. /summary zeigt heute, /summary week die Woche, /summary 8 den Monat. Pro Projekt getrennt und zusammen – so siehst du sofort, welcher Kunde dein Monat wirklich frisst und welcher nur Lärm macht.
- Pro: Rechnungsvorlage und CSV. Pro (einmalig 150 Stars) exportiert Zeiten als CSV pro Projekt und Monat und erzeugt eine Rechnungs-Vorlage mit Stundensätzen. Der Export ist das Argument für Steuerberater und Buchhaltungs-Tools – alles Weitere ist eine Zeile in der Tabelle.
Gut zu wissen
- Kostenlos: unbegrenzte Sessions, Projekte, Nachtrags-Buchungen, Summen – die Kernfunktion hat keine Limits, Pro ist ein Bonus für alle, die aus den Zeiten direkt Rechnungen machen.
- Monatsabschluss-Ritual: Jeden Ersten /summary month prüfen und gegen die eigenen Rechnungen halten – wer das zwei Monate durchzieht, entdeckt meist zwei bis drei unstornierte Stunden pro Kunde.
- Pro (150 Stars, einmalig): CSV-Export pro Projekt, Rechnungs-Vorlagen mit Stundensätzen.
- Alles in der DM – Arbeitszeiten bleiben privat; Kollegen und Kunden sehen weder Sessions noch Summen.
- Zeitzonen-Restart: Wer zwischen Standorten pendelt, bucht einfach weiter – der Bot rechnet in absoluten Minuten, nicht in lokalen Kalendertagen.
- Vergessenes /out ist unkritisch: der Bot fragt beim nächsten /in nach der tatsächlichen Endzeit.
- Rundungsregel selbst entscheiden: Wer auf halbe Stunden aufrundet, verschenkt weniger; /summary zeigt rohe Minuten, die Rechnungs-Vorlage (Pro) rundet nach deiner Vorgabe.
Häufige Fragen
- Wie erfasse ich Arbeitszeiten in Telegram?
- @TimeTrackProBot starten, /in kundeA beim Beginnen, /out beim Enden. /summary zeigt die Summen pro Projekt und Zeitraum – ohne Installation, ohne Konto, direkt im bestehenden Chat.
- Kann ich nachträglich Zeiten buchen?
- Ja, /log 09:00 12:30 kundeA bucht einen Zeitraum rückwirkend.
- Wie exportiere ich für die Rechnung?
- Pro bietet CSV-Export pro Projekt/Monat und eine Rechnungs-Vorlage; kostenlos bleibt /summary als manuelle Grundlage.
- Mehrere Projekte gleichzeitig?
- Nein, eine laufende Session gehört immer zu genau einem Projekt – aber /in wechselt automatisch. Für parallele Tätigkeiten lohnt sich die Aufteilung in Teilprojekte; hinterher lässt sich aus /summary leicht ableiten, wie die Zeit verteilt war.